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PASION POR LOS NEGOCIOS por Miguel Garces

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Tuesday, May 17, 2005

El tiempo y la efectividad en las organizaciones


Esta expresión está cada vez más presente en las organizaciones. Los trabajadores están urgidos con agendas copadas, metidos en un sin fin de tareas y de reuniones algunas de ellas improductivas, otras que se cancelan, y otras que se re-programan. En fin, un cúmulo de actividades que producen insatisfacción entre los empleados por no constituir trabajo creativo ó productivo, aflorando en ellos un profundo sentimiento de frustración: No poder hacer lo que debe y no poder dejar de atender a tareas improductivas, añadiendo horas a su trabajo.

Por otro lado también es frecuente observar que no se dedica mucho tiempo para formar a la gente, ni para darle feedback acerca de su gestión; si se analizan los procesos de trabajo es muy seguro que tanto proveedores como clientes se encuentren en espera de respuestas...... También es muy frecuente observar que no se registra ni se comparte el conocimiento. Pareciera que la variable común es que no hay tiempo....... Hay que obtener resultados y hacer sonar la caja registradora, nada más.

Por contraste, si estamos atentos a los rumores del pasillo, a los competidores, a las variaciones que están ocurriendo en el mercado, a los cambios tecnológicos, a las regulaciones e imposiciones impositivas pero no tenemos tiempo para pensar en el impacto que éstas generan y que está ocurriendo en la empresa. Cada vez nos sentimos más agobiados y de igual forma observamos a nuestros colaboradores más cercanos.

Muchas empresas cuentan con un plan estratégico y tienen los cartelones de Misión, Visión y Valores colgados en las paredes, lo cual pudiera ser indicio de un sentido de orientación y razón de ser bien claro. Pues la sorpresa es que son muchas las empresas que después de un breve análisis se dan cuenta de que nunca han evaluado como están cumpliendo su misión y valores y la eficacia misma. del plan estratégico, con lo cual pueden encontrarse que no están cumpliendo con su misión, que el marco de actuación de los empleados no se rige por los valores definidos y que el plan estratégico ha sido considerado como una pérdida de tiempo, quedando éstos esfuerzos aislados de la realidad operativa de la empresa.

Ante lo planteado hasta ahora, no pretendo calificar las empresas de buenas ó malas sino de alertar de males comunes, algunos fáciles de resolver que permiten obtener victorias tempranas, otros más complejos que requieren de ayuda profesional. Recuerdo que en una oportunidad realicé un estudio del porqué existía rechazo a la elaboración de planes y encontré que éstos sólo se cumplían un 60%, porque básicamente la prioridad era atender las necesidades del día a día, resolver dificultades que van surgiendo por el retrabajo que se genera en los procesos de trabajo, perdiéndose el esfuerzo direccionado de los planes.

En otra oportunidad estuvimos evaluando el ciclo presupuestario de una Corporación con 40.000 empleados, donde la organización custodia del proceso dedicaba una gran parte de profesionales con muchas horas de trabajo; Era usual que mucha gente amaneciera trabajando, o al menos dedicara de 16 a 20 horas por día. Y preguntábamos el porqué? Encontramos que aún cuando los lineamientos para la formulación presupuestaria eran emitidos por parte de la Dirección Corporativa de la empresa, la la falta de claridad era principal causa del retrabajo y de la confusión; debido a:
· redacción no clara y sin soporte
· falta de validación de los involucrados
· falta de divulgación
· falta de conocimiento de los usuarios
· etc.

Al optimizar el proceso, se logró una mayor eficiencia al disminuir el tiempo dedicado a estas labores en un 70%, con lo cual no sólo el problema de los lineamientos fue atendido sino que adicionalmente se conceptualizó y se desarrolló una plataforma tecnológica permitiendo reflejar los insumos, procesar y obtener los resultados a distintos niveles: organización, gerencia local, gerencia general, gerencia corporativa, división, etc.;así como también el adiestramiento a los involucrados, facilitando una mejor prestación del servicio.

Cuando se analizan situaciones como las señaladas, cabe la pregunta: ¿Es esto completamente normal? Pudiéramos decir SI....., si no hay TIEMPO para evaluar y corregir. Lo malo es que terminamos por acostumbrarnos a esa forma de operar y a generar un clima donde un intruso es aquel que quiere introducir cambios, con lo cual es mejor ni asomarlos...... y el retrabajo sigue en aumento.

Lo hasta ahora señalado sirve de base para ilustrar algunos cursos de acción que ayuden a disminuir esos corre corre que tienen lugar en las empresas:

Claridad en el Plan estratégico, Plan Operativo y su seguimiento a través del Balanced Score Card.
Divulgación de la Misión, Visión y Valores de la empresa y su medición
Acoplamiento horizontal y vertical entre las organizaciones
Instrumentos para las Comunicaciones Internas
Definición y Conocimiento de roles a desempeñar
Definición y Conocimiento de los procesos de trabajo
Trabajo en equipo
Interacción con clientes y proveedores.
Medición del nivel de satisfacción de clientes y proveedores
Herramientas de apoyo a procesos
Normativa interna, procedimientos a seguir
Gestión del entorno de la empresa
Gestión del talento humano por Competencias
Y además contar con Tiempo para:
Por. Maritza Aguilar es Vice- Presidente de Strat-Aide. Consultor de Empresas, cuya experiencia en los últimos años ha estado orientada en la identificación de mejoras de procesos, conceptualización, planificación, desarrollo e implementación de proyectos organizacionales. Es facilitador de aprendizaje acelerado en cursos "in-Company" y abiertos. Es Coach Empresarial. Es co-editora del boletín gratuito “Su estrategia en acción” www.strat-aide.com
posted by MG at 9:36 AM
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